Pflichtangaben auf der Rechnung im Handwerk

Stand: Oktober 2026

Keine Rechtsberatung. Dieser Text fasst die Regeln sachlich zusammen, ersetzt aber nicht die Beratung durch deinen Steuerberater oder Anwalt. Maßgeblich sind die Gesetze, die unten verlinkt sind.

Kurz gesagt

Ab 250 Euro Gesamtbetrag braucht eine Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben.
Unternehmer als Kunden können die Vorsteuer nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung abziehen. Fehlen Angaben, musst du die Rechnung berichtigen.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben einen Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung.
Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten von der Steuer absetzen, wenn die Rechnung Arbeit und Material trennt.

Die Pflichtangaben

Diese Angaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen über 250 Euro. Sie gelten für Papier, PDF und E-Rechnung.

Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von dir. Hast du keine USt-IdNr., genügt die Steuernummer.
Ausstellungsdatum der Rechnung.
Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig. Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vorkommen.
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung. Beschreibe, was du gemacht hast, nicht nur „Arbeiten laut Angebot“.
Zeitpunkt der Leistung, zum Beispiel der Tag der Abnahme oder der Leistungszeitraum. Wurde am Rechnungstag geleistet, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, dazu im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto.
Steuersatz und Steuerbetrag. Ist die Leistung steuerfrei oder bist du Kleinunternehmer, steht stattdessen ein Hinweis auf den Grund.
Aufbewahrungshinweis bei Arbeiten an einem Grundstück, wenn der Kunde Privatperson ist. Er muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).

Rechnungen bis 250 Euro

Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Sie braucht nur:

Name und Anschrift von dir,
das Ausstellungsdatum,
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe,
den Steuersatz oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Sonderfälle im Handwerk

Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört ein Hinweis, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Ob du unter die Regelung fällst, hängt von deinem Umsatz ab. Die aktuellen Grenzen stehen im Gesetz, im Zweifel fragst du deinen Steuerberater.

Abschlags- und Schlussrechnung

Auch eine Abschlagsrechnung braucht die Pflichtangaben. In der Schlussrechnung ziehst du die schon gezahlten Abschläge ab und weist die darin enthaltene Steuer aus (§ 14 Abs. 5 UStG).

Bauleistungen an andere Unternehmer

Erbringst du Bauleistungen für einen Unternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt, schuldet oft der Kunde die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Auf die Rechnung kommt dann kein Steuerbetrag, sondern ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Ob das auf deinen Auftrag zutrifft, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Tipp für Privatkunden: Arbeit und Material trennen

Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen von der Einkommensteuer abziehen (§ 35a EStG). Voraussetzung ist unter anderem, dass die Rechnung Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten getrennt vom Material ausweist und der Kunde per Überweisung zahlt. Bar bezahlte Rechnungen zählen nicht. Wenn du das auf der Rechnung sauber trennst, hat dein Kunde weniger Rückfragen und du weniger Nachbesserungen.

Was Kalkulo dabei übernimmt

Das nimmt dir Kalkulo ab

Logo, Firmendaten und Bankverbindung stehen einmal hinterlegt auf jedem Dokument.
Aus dem angenommenen Angebot entsteht die Rechnung, Positionen, Mengen und Preise werden übernommen.
Aus einer Rechnung erzeugt Kalkulo auf Wunsch eine E-Rechnung im Format XRechnung. Was dazu gilt, steht im Ratgeber.

Das prüfst du selbst

Ob Leistungszeitpunkt, Steuernummer und Hinweise für deinen Fall stimmen.
Ob einer der Sonderfälle oben auf deinen Auftrag zutrifft.

Kalkulo ersetzt keine Steuerberatung.

Quellen

§ 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
§ 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
§ 13b UStG, Steuerschuldner bei Bauleistungen
§ 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
§ 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
§ 35a EStG, Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen