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Kalkulo

Ratgeber

E-Rechnung im Handwerk: Was gilt ab wann?

Stand: Oktober 2026

Keine Rechtsberatung. Dieser Text fasst die Regeln sachlich zusammen, ersetzt aber nicht die Beratung durch deinen Steuerberater. Maßgeblich sind das Gesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums, die unten verlinkt sind.

Kurz gesagt

  • Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
  • Verschicken: Für Rechnungen an andere Unternehmen ist die E-Rechnung spätestens ab dem 1. Januar 2028 Pflicht. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, schon ab dem 1. Januar 2027.
  • Privatkunden: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
  • Ausnahmen beim Verschicken: Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 Euro.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computer ohne Abtippen auslesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

Ein normales PDF, das du aus Word oder einem Rechnungsprogramm speicherst, ist keine E-Rechnung. Es zählt als „sonstige Rechnung“.

Zeitplan

Zeitplan der E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen in Deutschland
AbEmpfangenVerschicken an Unternehmen
1. Januar 2025Pflicht für alle Unternehmen, ohne ÜbergangsfristPapier weiter erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
1. Januar 2027unverändert PflichtE-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Darunter sind Papier und (mit Zustimmung) PDF noch erlaubt.
1. Januar 2028unverändert PflichtE-Rechnung Pflicht für alle, mit den genannten Ausnahmen

Was heißt das im Handwerksbetrieb?

Rechnungen an Privatkunden

Für den Großteil der Aufträge vieler Handwerksbetriebe ändert sich nichts: Privatkunden bekommen weiterhin eine Rechnung auf Papier oder als PDF. Bei Arbeiten an Haus oder Grundstück gehört wie bisher der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung.

Rechnungen an Unternehmen

Hausverwaltungen, Bauträger, Gewerbekunden oder andere Handwerksbetriebe sind Unternehmen. Für Rechnungen an sie gilt der Zeitplan oben. Viele Firmen bitten schon heute um eine E-Rechnung, weil sie sie direkt in ihre Buchhaltung übernehmen können.

Rechnungen an Behörden

Öffentliche Auftraggeber verlangen E-Rechnungen teils schon seit Jahren, oft mit einer sogenannten Leitweg-ID. Die bekommst du vom Auftraggeber.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF schreiben (§ 34a UStDV). E-Rechnungen empfangen können müssen sie trotzdem.

Rechnungen bis 250 Euro

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen ebenfalls weiter als Papier oder PDF verschickt werden (§ 33 UStDV).

Was Kalkulo dabei kann

Verschicken: XRechnung

  • Kalkulo erzeugt aus einer Rechnung, einer Gutschrift oder einer Korrekturrechnung eine E-Rechnung im Format XRechnung (XML-Datei).
  • Fehlen dafür nötige Angaben, zum Beispiel Telefon, Steuernummer oder eine gültige IBAN, zeigt Kalkulo vor dem Speichern, was noch fehlt.
  • Für Behörden trägst du die Leitweg-ID beziehungsweise Käuferreferenz in der Rechnung ein.
  • Die Datei verschickst du selbst, zum Beispiel per E-Mail an deinen Kunden.

Was Kalkulo nicht macht

  • Kalkulo erzeugt kein ZUGFeRD-Format.
  • Kalkulo empfängt und liest keine eingehenden E-Rechnungen. Dafür brauchst du ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das XRechnungen lesbar anzeigt. Frag am besten deinen Steuerberater, womit er arbeitet.
  • Kalkulo verschickt E-Rechnungen nicht über Plattformen oder Netzwerke wie Peppol.

Quellen

Kalkulo 14 Tage mit allen Funktionen ausprobieren: zum Download.